Administrativa při hledání práce
Hledáte práci? Stává se Vám, že odpovídáte a odpovídáte a už se v životopisech, motivačních dopisech a pracovních nabídkách ztrácíte? Třeba se Vám budou hodit tyhle rady. Najdete zde jak vše uspořádat a taky jsou k dispozici excelová tabulka ke stažení, aby v tom pořádek zůstal.
Co s sebou na pohovor
Vždy mějte vytištěné 3 dokumenty, a to inzerovanou pozici, životopis a motivační dopis. Pokud chodíte na více pohovorů, může se Vám stát, že se Vám to pomíchá, proto doporučuji sesvorkovat „koníkem“. Proč tisknout? Na mobilu by to vypadalo u pohovoru divně a notebook by při většině pohovorů působil dojem, že si o sobě hodně myslíte. Váš protějšek bude mít notebook jen pokud budete dělat nějaký test. U testů podotknu, že ne vždy o něm víte dopředu, proto je dobré se připravit, ať už to personalista zmíní nebo ne. Samozřejmě ne vždy je to relevantní, na pozici v administrativě, jako například recepční nebo zákaznickém servise apod. asi žádný znalostní test nebude. Navíc si můžete vytištěné dokumenty založit a mít hned po ruce a okamžitě vědět, že jste našli to, co hledáte. To se hodí při prvním telefonu, kde hned zjistíte, co konkrétní firma hledá a můžete rychle reagovat.
1. Popis inzerované pozice
Nejedná se o dokument, který by si s sebou mnoho lidí na pohovor bralo. Většina prostě jen přijde bez ničeho. To je chyba. Vždy si vytiskněte nabídku z pracovního portálu nebo stránek firmy. Je to důležité proto, že některé firmy v průběhu hledání zaměstnance inzerát mění. Například z plného pracovního úvazku je najednou částečný, z „na dobu neurčitou“ je najednou doba určitá, firmy mohou specifikovat další nutné znalosti a zkušenosti atd. Pokud byste to vytištěné neměli, nemáte čím argumentovat. Doporučuji si poznačit i datum tisku. Když firma popis pozice mění, je to také varovný signál. Stalo se mi také, že inzerát hlásal „na dobu neurčitou“ a při pohovoru z toho najednou byla smlouva na rok a potom na neurčito.
Vždy ohlaste pracovnímu portálu, na kterém je nabídka zveřejněna, když na pohovoru něco neodpovídá aktuálnímu inzerátu. Děláte to pro sebe i pro ostatní. Jenom důsledností si firmy nezvyknou inzerovat úplně něco jiného, než je realita, aby přilákaly uchazeče a spoléhaly na to, že „on to vždycky někdo najde, kdo to vezme“. Zvláště v případě formy úvazku. Inzerce brigád je pro firmu levnější, a proto některé firmy inzerují brigádu a u pohovoru je z toho plný úvazek. Můžete tak firmě oplatit jejich nepoctivost tím, že to inzertnímu portálu nahlásíte, a oni potom mohou po firmě požadovat doplatit zbytek za inzerci plného úvazku.
Doporučuji si pozici okopírovat ctrl+c, vložit do Wordu a upravit to například takhle:
SURP DUPR pozice
Hrozná firma s.r.o odesláno 28.5.2025
Vždy navrch přidejte, o jakou firmu se jednalo a kdy jste odpověď odeslali. Z mých zkušeností vyplývá, že pokud se firma neozve od 3 dnů, tak už se neozvou. Obvykle nechávám nabídky 2 týdny na hromádce a potom rukou na nabídku dopíšu, že se neozvali a dám ji na NE hromádku. I když se ozvou, že nemají zájem, tak je dobré to tam dopsat a přesunout na hromádku NE. Tím mám vždy pouze aktuální nabídky po ruce. Když se nějaká firma ozve, šetří mi to čas při hledání. Vždy je dobré mít nabídku po ruce od prvního kontaktu, ať se bavíte adresně a navíc to působí profesionálně. Můžete si také dělat poznámky a máte další body, co probrat u pohovoru.
2. Životopis
O tomto tématu už bylo napsáno tolik, přesto zmíním pár.
1) Používejte přehledný formát. Můžete například použít šablony MS Office. Šablonu si stáhnete, otevřete a upravíte. Tak je to jednoduché, nemusíte se starat o rozložení, že Vám něco nefunguje tak, jak si přejete atd. Můžete také vytvořit svůj životopis na stránkách Europassu. Jsou další možnosti, kde si můžete životopis vytvořit zdarma, nebo za nějaký poplatek, nevíte ale, jestli a kam se Vaše osobní údaje ukládají. Europass mi přijde jako dobrý kompromis, pokud se nic nezměnilo, je možné životopis vytvořit, uložit si do počítače bez toho, aniž by bylo něco uloženo na servery Europassu. Když potřebujete něco změnit, jednoduše nahrajete životopis z počítače, upravíte a znovu stáhnete.
2) Požívejte slova, slovní obraty a výrazy z inzerátu. Když se na inzerát podíváte, líbí se Vám a myslíte si, že předpoklady splňujete, tak to personalista nemusí vidět stejně. Personalisté nemohou o pozicích vědět všechno a vždy je několik možností, jak stejnou náplň práce vyjádřit. Vám ale jde o to, aby personalista mohl porovnat životopis s tím co hledají. Pokud to napíšete jinak, tak personalista nebude pátrat, jestli se to pravdu shoduje, prostě Vás vyřadí.
3) Do jazyků zařaďte i Váš rodný jazyk, zaměstnavatel může mít preference.
3. Motivační dopis
O tomto tématu také bylo řečeno spousta. Je vhodné si ho přinést na pohovor, ať víte, co ze svých znalostí a zkušeností jste vychválili. Vyvarujete se tak situace, kdy v motivačním dopise vychvalujete své znalosti Excelu a na pohovoru říkáte, že byste se rádi v této oblasti zdokonalili. Otázkou je, jestli se jím vůbec zabývat, protože ho prakticky nikdo nečte. Ze všech mnou absolvovaných telefonátů či pohovorů ho zmínili jen dvakrát. Na některých jsem i já zmínil, že všechno je napsané v motivačním/průvodním dopise a že netuším, proč se mě na to ptají. Dostalo se mi odpovědi například „vidím, že jste něco posílal“. Zvláště když se jednalo o nějaký ústupek ze strany zaměstnavatele a přesně z tohoto důvodu jsem ho psal. Mým cílem bylo například obhájit, proč by zaměstnavatel měl ten ústupek udělat, a že výměnou nabízím to a to. Výsledkem bylo, že jsme se už při prvním telefonátu nedohodli a jen jsme ztratili čas. Dokonce si jedna personalistka nevšimla, že bydlím v jiném městě…
Přehled v tabulce
Když odpovídáte na desítky inzerátů měsíčně, tak se v tom začnete ztrácet. Tabulka, ve které máte přehledně uvedeno jméno firmy, název pozice, kdy jste reagovali, jestli se ozvali se zamítnutím nebo se neozvali vůbec Vám pomůže se rychle zorientovat. Budete vědět, kdy jste se naposledy hlásili u každé firmy, jestli jste se už hlásili na stejnou pozici, a díky tomu si najít poslední popis pozice a porovnat je a mnoho dalšího.
Trendy a budoucnost
V současnosti se ve Spojených státech rozmáhá využívání umělé inteligenci při filtrování uchazečů o pracovní místo, dokonce i některé společnosti přenechají i pohovor umělé inteligenci, což je celkem děsivé. Již existují nástroje pro tvorbu životopisů a motivačních dopisů pomocí AI, to ale dělá celý proces zbytečným protože umělá inteligence to uchazeči sepíše, jiná to zaměstnavateli přečte a posoudí, zda se firmě hodíte. Jestli člověk odpovídá profilu v podstatě ztrácí význam. Vlastně se jeden robot snaží zaujmout druhého… Doufejme, že se to k nám dostane o hodně později.